MS ACCESS 2016 NOTES IN HINDI

MS ACCESS NOTES IN HINDI

MS ACCESS 2016 NOTES IN HINDI

Ms Access

MS ACCESS 2016 NOTES IN HINDI:- Microsoft Access 2016 एक data base management system (DBMS) पर आधाररत software है। जिसके द्वारा हम data base को अपनी आवश्यकतानुसार  create कर सकते है। इसका Extension name .accdb होता है।यह भी MS- office का ही part है। DBMS को निम्न  प्रकार समझा जा  सकता है।

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Database       It is the collection of table that is called database.

Table               It is the collection of Record that is called table.

Record            It is the collection of field that is called Record.

Field                It is called contains name such As: – Name, Age, Address etc.

Working with MS Access

MS Access 2016 में निम्न  लिखित two type से database create किया जा सकता है।

New Blank Database

इस option के द्वारा Data Base आवश्यकतानुसार create कर सकते है।

Local templates

इस option  के द्वारा कुछ Predefined templates का use करके database बनाया जा  सकता है। इसके अतिरिक्त  Microsoft की website का use करके कुछ अन्य templates भी Download करके use की जा सकती है।

MS Access 2016 में Data Base create करने के लिए निम्न लिखित object का use किया जाता  है।

1- Table

2- Queries

3-Forms

4- Reports

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Table

Table Access का main Object है। प्रत्येक table row and column का Set होती है। प्रत्येक column field कहलाता  है। प्रत्येक field को field name दिया जाता  है। fields name Letters and Number में Maximum 64 Characters तक का हो सकता है।

Blank database बनाने के लिए Access इसे datasheet view में open करता है। यहाँ से हम 2 प्रकार से table में फील्ड name enter कर सकते है। पहले तरीके में Add new field column पर Rename option का use करके या दुसरे  तरीके से design view का use करके।

Design view में table को create करने के लिए निम्न लिखित objects का use किया जाता  है।

1- Field name

2-Data type

3- Description

4-Field Properties

Field Name

यह field की value होता है। Ex- Name, Age, etc. इसकी size 64 character with space होती है।

Data Type

Access 2016 में प्रत्येक line के data के type को specify करने के लिए Data type का use करते है। Access 2016 में कई प्रकार के data type होते है जिनको इस प्रकार समझा जा  सकता है।

Short Text:- इस Datatype का use Alphanumeric data जिसमें alphabets and number दोनों  store  करने के लिये किया जाता  है। इसमें maximum 255 Character store हो सकते है।

long Text:- इसका प्रयोग long Text के लिये किया जाता  है। As:- Notes and बड़े descriptions add करने के लिए किया जा सकता है ।

Number:-इसका प्रयोग Mathematical calculation में Number को store करने के लिये किया जाता  है।

Currency:- इस Data type का प्रयोग विभिन्न  currency के format में data को store करने के लिये किया जाता  है।

Auto number:- इस data type में Unique Sequential number Record भरते समय table में Auto enter होता है। इस डाटा type का प्रयोग प्रमुखतः  Number automatically insert कराने और Primary Key को बनाने में किया जाता है।

Yes/No:- इस data type में दो  options में से Value को choose किया जा सकता है। As:- Yes/No, True/False etc.

OLE Object:-OLE (Object linking & embedding) Software As:- MS Word, Excel, PowerPoint से data (object) को attach किया जा सकता है।

Lookup wizard:-(Pull down list) इस data type का use उस समय किया जाता है, जब किसी   field में choice value दी गई हो। As: – caste – Gen, OBC, SC, ST.

Description:- यह optional field होता है। इसका प्रयोग field name से related short information देने के लिये किया जाता है।

Field Property:- इसके द्वारा Field की value को set किया जाता है।

Field Size:-

  • Text:- field में Characters की value 255 Characters हो सकती है Defaults 50 characters की होती है।
  • Number file में number के type को store करने के लिये किया जाता है।
  • Byte इसमें positive integer 0 से 255 तक के कोई भी Value आ सकती है।
  • Integer इसमें सभी Positive and negative integer value आती है। जिनकी total value 65536 होती है। जो  -32768 to +32767 तक है।
  • Long Integer इसमें सभी large Positive & Negative integer value आती है। जिनकी value -2 Billion तो +2 Billion तक होती है। जो  -2147483648 to +2147483647 तक होती है।

Date Format

MS Access 2016 में Date Format निम्नलिखित प्रकार से है।

General Date – 6/19/2016 5:34:23 PM

Long Date–Tuesday, jun19,2016

Short Date – 6/19/2016

Long Time – 5:34:23 PM

Medium Time – 5:34 PM

Short time – 17:34PM

Default value:-Table में Record भरते time जब  new record enter किया जाता है तो set की गई value उस file में automatic enter हो जाती  है।

Input Mask:- इस option की सहायता से record में value को control किया जाता  है। अथवा उसके Pattern को set किया जा सकता है। जिसमें Number value को enter कराने के लिये “O” (Zero) का use किया जाता  है। एंड Character value को enter कराने के लिये “?” का use किया जाता है।

Validation text:-Validation Rule के टूटने पर एक message screen पर Show होता है जिसे Validation text में लिखा जा  सकता है।

Primary Key:- इस Key का use उस time किया जाता  है जब  किसी  field में भरी गई value की duplicate entry को रोकना हो।

Table Relationship:- यह option Database tool tab के अंतर्गत होता है। Table में duplication को रोकने के लिये or एक ही information बार-बार table में न लिख जाये, इसे रोकने के लिये Table Relationship का use किया जाता  है इसमें कम से कम दो  Table को आपस में Link किया जाता है।

Sorting:- यह option Home tab के अंतर्गत होता है। इस option की सहायता से table में enter Record को Ascending (A to Z) or Descending (Z to A) order में Change किया जा सकता है।

Filter:- यह option भी Home tab के अंतर्गत होता है। इस option की सहायता से table में enter data को अपनी आवश्यकतानुसार प्राप्त किया सकता है।

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Query

यह Access का second main object है। इसका use table में enter data के आधार पर आवश्यकतानुसार data को प्राप्त करने के लिये किया जाता  है।

Access 2016 में Query को दो  प्रकार से Create कर सकते है।

1- Query Wizard

2- Query design

Query Wizard:- इसके द्वारा Query को आसानी से Wizard का use  करके Create किया जा सकता है।

Query design:- इसकी सहायता से Query को अपनी इच्छानुसार Field  को Select करके प्राप्त किया जा सकता है।

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